Si eres autónomo, tienes una empresa o estás pensando en crearla en breve, seguro que ya estás familiarizado con todo el tema de las facturas, algo que para muchas personas puede suponer un verdadero quebradero de cabeza, y que, sin embargo, dominar la facturación resulta totalmente imprescindible en cualquier negocio. Sobre todo si es la primera vez que te encuentras ante la necesidad de preparar una factura, seguro que tendrás muchas dudas.
No obstante, existen maneras de hacer una factura de manera sencilla, por ejemplo, con los programas de facturación y softwares que se pueden encontrar online, y que facilitan mucho esta tarea. A continuación, te mostramos cómo hacer una factura completa online de forma sencilla.
¿En qué consiste una factura?
Una factura es un documento o una cuenta, en el que se debe recoger de forma detallada la información relacionada con la compra venta de una mercancía, de bienes o de servicios recibidos, así como su importe. Este documento se debe entregar a la persona que tiene que asumir el pago, y para emitirla, es necesario estar dado de alta en Hacienda. Tanto las empresas como los autónomos, están obligados a emitir facturas por todos los trabajos u operaciones que realizan. Además, siempre se debe conservar una copia de todas ellas.
Cómo hacer una factura
Las facturas se pueden emitir tanto en papel como en soporte digital, realizadas con word, con excel, y que normalmente se emiten en pdf. Todas ellas deben cumplir una serie de normas y de requisitos para que sean válidas, aunque existen distintos tipos de facturas y se pueden realizar con diferentes estructuras.
En primer lugar, la factura debe incluir de forma obligatoria un número o serie, que normalmente se pone en la parte de arriba. Hay que numerar las facturas de forma correlativa, es decir, cada vez que se emita una factura nueva debe tener el número siguiente a la anterior, y si se trata de una serie de números, pueden ser diferentes dependiendo de las distintas operaciones que se realicen, etc. Además, cada año se suele empezar con una nueva serie.
También debe llevar la fecha en la que se emite.
A continuación debe aparecer el nombre y los apellidos, o, en su caso, la denominación social cuando se trata de una empresa. Se deben poner tanto los datos del emisor de la factura como los del destinatario. También se debe poner el número de identificación fiscal de ambos y el domicilio.
Otro aspecto esencial que debe aparecer obligatoriamente en cualquier factura es la exposición de las operaciones que se han realizado, por las cuales se emite la factura. Por supuesto, al lado también se debe poner el importe neto.
Al importe de estos operaciones completas, se le debe aplicar el IVA, es decir, el impuesto sobre el valor añadido, un impuesto que debe abonar el destinatario de la factura, pero que más adelante será entregado a Hacienda por el emisor. También se deben aplicar las retenciones por el IRPF, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, en el caso de que se esté obligado a hacerlo. Los porcentajes que se deben aplicar del IVA y del IRPF varían dependiendo de los distintos casos, de si el empresario o el trabajador autónomo está sujeto a algún tipo de subvención o de descuento, aunque por lo general, suelen ser del 21%.
Finalmente, deberá figurar el importe que se debe pagar en total, con el IVA y restándole el IRPF, en el caso de que se deba aplicar. También se debe poner la fecha en la que se realizaron las operaciones o la compra venta que se ha llevado a cabo, solo cuando esta sea distinta de la fecha en la que se ha emitido la factura.
Antes de realizar una factura, se deben tener muy claras todas las operaciones que es necesario hacer, que serán diferentes según el régimen en el que esté acogido el empresario o el trabajador autónomo. En algunos casos, no es necesario aplicar el IVA, ya que hay operaciones que están exentas de este impuesto, o pueden realizarlo en el llamado régimen simplificado, con el que se aplica un porcentaje menor, o en otros regímenes especiales, como el de los profesionales de la agricultura, la ganadería y la pesca.
Por otro lado, también se pueden hacer facturas simplificadas, también llamados tickets, que son los que se suelen emitir en los establecimientos.
Un programa de facturación bien diseñado puede ser de gran utilidad para facilitarte el proceso de realizar una factura. Mediante estas herramientas de contabilidad, se puede hacer una factura completa en unos minutos, simplemente añadiendo los datos básicos, y además, permiten controlar toda la contabilidad de un negocio, ofreciendo una visión general de las cuentas y de todas las operaciones.